Essentiële tips voor jouw bedrijfsverhuizing

Een bedrijfsverhuizing is een onderneming op zich. Het wordt meestal ervaren als stressvol en kan bepaalde spanningen met zich meebrengen. Maar zo’n verhuizing brengt uiteindelijk ook veel op, zoals mogelijkheden voor groei en verbeterde bedrijfsvoering. Echter, zonder een planning kan het proces van het verhuizen ook misgaan. In dit blog geven we ultieme tips om de bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Tip 1: Begin op tijd met plannen

De bedrijfsverhuizing laten slagen? Dan is een vroegtijdige planning geen overbodige luxe. Begin ongeveer een half jaar voor de geplande verhuisdatum met het opstellen van een verhuisplan. Het plan moet alles omvatten, van het regelen van een verhuisbedrijf tot aan de communicatie met klanten.

Tip 2: Stel een verhuisteam samen

Een extern team inschakelen is noodzakelijk voor het verhuizen van de spullen naar het nieuwe pand, maar vergeet niet om ook medewerkers in te schakelen die de verhuizing in goede banen leiden. Dit team kan worden gevormd door medewerkers van verschillende afdelingen te laten samenwerken. Zij kunnen intern de verhuizing coördineren. Hierdoor wordt voorkomen dat iedereen zich ermee gaat bemoeien en het proces onoverzichtelijk wordt. 

Tip 3: Kies de juiste locatie

Wellicht is de locatie van het nieuwe bedrijfspand al gekozen. Als dat nog niet zo is, zijn de volgende factoren van belang om mee te nemen in het uitzoeken van een nieuwe locatie en pand: veiligheid van de omgeving, bereikbaarheid voor medewerkers en voor klanten (afhankelijk van het soort bedrijf) en parkeergelegenheid. 

Lukt het nog niet helemaal met het vinden van een bedrijfspand? Onze bedrijfsmakelaars helpen graag op weg!

Tip 4: Minimaliseer de bedrijfsonderbreking

Indien men al verder is in het proces, kan er alvast gekeken gaan worden naar wanneer de verhuizing plaats gaat vinden. Onze tip: Verhuis tijdens een periode waarin de impact op de bedrijfsvoering minimaal is, zoals buiten kantooruren of tijdens een weekend. Communiceer met werknemers en klanten over wat de verhuizing voor hen zal betekenen en de verwachte downtime (periode wanneer eventuele systemen offline zijn).

Tip 5: Veilige overdracht van data en technologie

Zorg voor een veilige overdracht van apparatuur en gevoelige data. Overweeg om professionele IT-ondersteuning in te schakelen, zodat dat alle systemen en netwerken na de verhuizing weer goed functioneren.

Tip 6: Houd alle belanghebbenden op de hoogte

Ontwikkel een communicatieplan om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de verhuisplannen. Denk aan werknemers, klanten, leveranciers en andere partijen. Duidelijke communicatie kan onduidelijkheden en misverstanden voorkomen.

Tip 7: Laat werknemers meedenken

Als het dan zover is, laat werknemers meedenken over de inrichting van het nieuwe bedrijfspand. Waar hebben de werknemers behoefte aan en wie komt op welke plek te zitten? Het is natuurlijk gewenst dat alle medewerkers snel kunnen aarden in de nieuwe werkomgeving. Vergeet niet om, als de verhuizing erop zit, de werknemers om feedback te vragen.

Deze tips kunnen handvatten bieden voor een soepele, gestroomlijnde bedrijfsverhuizing. Is er behoefte aan ondersteuning bij het vinden van een nieuw, geschikt bedrijfspand? Neem dan contact op met een van onze bedrijfsmakelaars! 

Meer weten over dit onderwerp?

Joost Bontjer, Vastgoedadviseur

• joostbontjer@thomapost.nl